教団史編纂委員会　教団公文書保管室について

教団史編纂委員会　教団公文書保管室について

教団史編纂委員長　山口陽一（派遣教師　東京基督教大学）

教団事務所の1階奥の部屋に「公文書保管室」が設けられました。教団総会、理事会、各部会と委員会、そして宣教区の公文書を保管し活用するための設備です。日常的に使用する現用文書、半現用文書ではなく、使用を終えた非現用文書がこの保管室に入ります。資料保存の原則に従い、紙とデータの双方を保存します。
なぜ保管室が必要かというと、各委員会などで現用文書が膨大になり、管理も大変、委員の交代で紛失したりするからです。「断捨離」という言葉がはやりですが、教団は世代を越えて継続しますから、文書も継承されなければなりません。時々整理して、捨てるべきものは捨て、保存すべき非現用文書を取り分けると、すっきりして仕事もはかどります。
過去の文書を見たいときには整理された形で見ることができます。保管室の文書は持ち出すことができませんから紛失の心配もありません。また、文書を残す意識ができると、議事録などの記録の残し方も整ってゆくことが期待されます。

○各部・委員会の長と書記の方々へ
すでに取り組まれている部・委員会もありますが、非現用文書を整理して、公文書保管室に移す作業をお願いいたします。原則、理事任期の2年を区切りに受け入れています。現用・半現用文書は各部・委員会で管理してください。非現用となったとき受け入れます。詳しくは「教団公文書制作・保管の手引き」をご覧ください。

○宣教区長と書記の方々へ
第一回宣教区会議から12年、宣教区の歩みも歴史を重ね、宣教区文書の引継ぎや保管について悩まれていませんか？　非現用文書は公文書保管室に移管してください。ただし、資料の移管は宣教区の判断ですから、宣教区にとって、良いタイミングで保管室をご活用ください。

○教会の牧師・役員の方々へ
教会総会や役員会議事録などの各教会の文書は公文書保管室には入りません。これらは各教会で保管管理されるべきものです。しかし、教会誌の類は受け入れています。公開された教会の歴史のまとめとして、献堂の記録、25年誌、50年史などを出版の折には、教団事務所に1冊ずつご寄贈ください。教会史・教会誌を教団でも保管いたします。公にされた各個教会の記録・歴史を保管室でも保管し、閲覧できるようにしておきたいと思います。過去に教会から教団に送られた申請書や公的な手紙などは一教会ごとファイルされています。教会誌を編纂する折に見に来られるケースもあります。
保管室の資料の閲覧には許可が必要です。閲覧できない資料もあります。お問い合わせは、教団史編纂委員および教団事務所の河野優法人事務主事までご連絡ください。